KI im Arbeitsalltag

ChatGPT für Meetings: Vorbereitung, Protokoll und To-dos – ohne Mehraufwand

Von Jonas Kessler · Lesezeit ca. 8 Minuten

Meetings kosten doppelt: einmal die Zeit im Termin und einmal die Nacharbeit danach. Genau diese Nacharbeit – Protokoll tippen, To-dos sortieren, die Zusammenfassung verschicken – kann KI fast vollständig übernehmen. Und auch die Vorbereitung wird schneller. Dieser Artikel zeigt dir den kompletten Ablauf: vorher, währenddessen, nachher.

Vorher: Agenda und Briefing in zwei Minuten

Ein gutes Meeting beginnt mit einer klaren Agenda. Statt sie mühsam zu formulieren, gib der KI das Ziel:

Erstelle eine straffe Agenda für ein [30-minütiges] Meeting zum Ziel: [Ziel]. Teilnehmende: [Rollen]. Gib zu jedem Punkt eine Zeitangabe und formuliere die eine Frage, die wir bei diesem Punkt beantworten müssen.

Brauchst du selbst Redepunkte? „Bereite mir drei Argumente für [Position] und die zwei wahrscheinlichsten Gegenargumente vor." In zwei Minuten gehst du vorbereitet hinein.

Währenddessen: Notizen, die die KI später versteht

Du musst nicht perfekt mitschreiben – aber roh und vollständig. Halte Entscheidungen, Aufgaben und offene Fragen in Stichpunkten fest, ruhig unsortiert. Je mehr Substanz deine Notizen haben, desto besser wird das, was die KI daraus macht.

Wichtig zum Thema Mitschnitt: In Deutschland darfst du ein Gespräch nicht ohne Einwilligung aller Beteiligten aufnehmen – das gilt auch für automatische Transkriptions-Tools. Wenn du mitschneiden willst, hol vorher das Einverständnis ein. Im Zweifel arbeitest du mit deinen eigenen Notizen; das ist immer sauber.

Nachher: Protokoll, Zusammenfassung, To-dos

Hier spielt KI ihre größte Stärke aus. Gib ihr deine Rohnotizen und lass sie ordnen:

Mach aus diesen Rohnotizen ein klares Protokoll. Gliedere in: 1) Beschlüsse, 2) Offene Punkte, 3) To-dos mit Verantwortlichen und Frist. Schreibe knapp und sachlich. Notizen: [einfügen].

Brauchst du es kürzer für die Chefetage? „Fasse das Protokoll in vier Sätzen für jemanden zusammen, der nicht dabei war." Dieselbe Substanz, zwei Formate, kein Mehraufwand.

Die Folge-E-Mail – fast von allein

Die Nachfass-Mail ist oft das, was liegen bleibt. Lass sie dir entwerfen:

Schreibe eine freundliche Follow-up-E-Mail an die Teilnehmenden auf Basis dieses Protokolls. Bedanke dich kurz, fasse die drei wichtigsten Punkte zusammen und liste die To-dos mit Verantwortlichen. Ton: kollegial, klar. Protokoll: [einfügen].

Du liest drüber, ergänzt eine persönliche Zeile, fertig. Aus „mach ich später" wird „ist raus".

Worauf du achten musst

Datenschutz: Keine vertraulichen Inhalte oder personenbezogenen Daten in öffentliche Tools. Anonymisiere Namen, wenn nötig.
Einwilligung beim Mitschnitt: ohne Zustimmung aller Beteiligten kein Mitschnitt – auch nicht per Transkriptions-Tool.
To-dos gegenlesen: Prüfe, ob die KI Verantwortliche und Fristen korrekt übernommen hat. Bei Aufgaben zählt Genauigkeit.

Alle Meeting-Vorlagen griffbereit

„Die 50 Prompts" enthält einen ganzen Abschnitt für Meetings – Agenda, Protokoll, Zusammenfassung, Follow-up – plus Vorlagen für E-Mails, Texte, Planung und Recherche.

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Fazit

Mit drei, vier guten Prompts verwandelst du Meetings von einem Zeitfresser in einen geordneten Ablauf: vorbereitet hineingehen, roh mitschreiben, Protokoll und Follow-up-Mail von der KI bauen lassen – und am Ende selbst gegenlesen. Die lästige Nacharbeit schrumpft von dreißig Minuten auf fünf. Das ist KI im Arbeitsalltag, wie sie sein soll: unaufgeregt nützlich.