KI im Arbeitsalltag

ChatGPT-Prompts für bessere E-Mails: 12 Vorlagen für den Berufsalltag

Von Jonas Kessler · Lesezeit ca. 6 Minuten

E-Mails kosten jeden Arbeitstag Zeit – nicht weil sie schwer sind, sondern weil das Formulieren zäh ist. Genau hier ist KI stark: Mit dem richtigen Prompt schreibt Ihnen ein Werkzeug wie ChatGPT in Sekunden einen brauchbaren Entwurf, den Sie nur noch feinschleifen. Der Unterschied zwischen einer Mail, die nach Roboter klingt, und einer, die nach Ihnen klingt, liegt fast immer im Prompt. Dieser Artikel gibt Ihnen zwölf kopierfertige Vorlagen – und die einfache Formel dahinter.

Warum die meisten KI-E-Mails nach KI klingen

Wer „Schreib eine E-Mail an einen Kunden" eingibt, bekommt genau das: eine generische, glatte, leicht steife Mail. Der Grund ist simpel – die KI weiß nichts über die Situation, Ihren Ton oder das Ziel. Gute Prompts geben drei Dinge mit: Wer schreibt (Rolle), worum es geht (Kontext) und wie es klingen soll (Ton). Sobald Sie das ergänzen, verschwindet der Roboter-Klang.

Die Grundformel für gute E-Mail-Prompts

Sie müssen sich keine Technik merken – nur vier Bausteine: Rolle · Kontext · Aufgabe · Ton. Ein Beispiel:

Du bist [meine Rolle, z. B. Projektleiterin]. Schreibe eine E-Mail an [Empfänger], um [Ziel]. Hintergrund: [2–3 Stichpunkte zur Situation]. Ton: [z. B. freundlich, aber bestimmt]. Halte sie kurz (max. [X] Sätze).

Diese Formel steckt in jeder Vorlage unten. Wenn Sie tiefer einsteigen wollen, finden Sie sie als ausführlichen Baukasten in Die 50 Prompts.

12 kopierfertige Prompts für Ihre E-Mails

Ersetzen Sie die Angaben in [eckigen Klammern] durch Ihre Situation. Tipp: Fügen Sie am Ende „Stelle mir vorher eine Rückfrage, falls dir Informationen fehlen" hinzu – das verbessert das Ergebnis spürbar.

1. Auf eine Anfrage antworten

Antworte freundlich und professionell auf folgende E-Mail. Mein Ziel: [z. B. Termin bestätigen / Angebot zusagen]. Hier die Nachricht: [Text einfügen].

2. Höflich absagen

Formuliere eine freundliche, wertschätzende Absage auf [Anfrage]. Grund: [kurz]. Wichtig: kein schlechtes Gefühl hinterlassen, Tür für später offen halten.

3. Nachfassen ohne aufdringlich zu wirken

Schreibe eine kurze, freundliche Erinnerung. Ich hatte am [Datum] zu [Thema] geschrieben und noch keine Antwort. Ton: locker, nicht vorwurfsvoll, max. 4 Sätze.

4. Eine Beschwerde sachlich formulieren

Hilf mir, eine bestimmte, aber sachliche Beschwerde zu schreiben über [Problem]. Ziel: [konkrete Lösung]. Ton: ruhig, klar, lösungsorientiert – nicht aggressiv.

5. Einen Termin vorschlagen

Schreibe eine kurze Mail, um ein [Meeting / Telefonat] zu [Thema] vorzuschlagen. Biete [2–3] Terminoptionen an und bitte um eine kurze Rückmeldung.

6. Eine zu lange Mail kürzen

Kürze diese E-Mail auf das Wesentliche, ohne den höflichen Ton zu verlieren. Maximal [X] Sätze: [Text einfügen].

7. Den Ton anpassen

Schreibe diese E-Mail [förmlicher / lockerer / wärmer]: [Text einfügen]. Inhalt gleich lassen, nur den Ton ändern.

8. Übersetzen und anpassen

Übersetze diese E-Mail ins [Englische] und passe sie an einen [professionellen, freundlichen] Geschäftston an: [Text einfügen].

9. Gute Betreffzeilen finden

Schlage mir [5] klare, präzise Betreffzeilen für diese E-Mail vor – nicht reißerisch: [Text oder Thema einfügen].

10. Eine schwierige Nachricht diplomatisch verpacken

Hilf mir, [unangenehme Botschaft, z. B. eine Verzögerung] mitzuteilen. Ehrlich, aber diplomatisch. Verantwortung übernehmen, ohne mich kleinzumachen. Mit konkretem nächsten Schritt.

11. Einen langen E-Mail-Verlauf zusammenfassen

Fasse diesen E-Mail-Verlauf in [5] Stichpunkten zusammen: Worum geht es, was wurde entschieden, was ist offen? [Verlauf einfügen].

12. Freundlich an etwas erinnern (Zahlung/Frist)

Schreibe eine freundliche, professionelle Erinnerung an [offene Zahlung / Frist] zum [Datum]. Ton: höflich, ohne Druck, aber klar.

Alle Vorlagen an einem Ort

Diese E-Mail-Prompts sind ein Auszug. „Die 50 Prompts" bündelt kopierfertige Vorlagen für E-Mails, Texte, Planung, Recherche und Meetings – plus einen Baukasten, mit dem Sie eigene Prompts bauen.

Die 50 Prompts ansehen →

So wird die KI-Mail wirklich Ihre

Drei kleine Gewohnheiten machen den Unterschied: Erstens, lesen Sie jeden Entwurf einmal laut – klingt er nach Ihnen? Zweitens, ersetzen Sie eine glatte Stelle durch einen eigenen Satz; das nimmt den generischen Ton. Drittens, verschicken Sie nie ungeprüft, besonders bei heiklen Themen. KI liefert Ihnen den Rohbau in Sekunden – die letzten zehn Prozent machen Sie.

Fazit

Gute E-Mail-Prompts sind kein Hexenwerk: Rolle, Kontext, Aufgabe, Ton – das reicht für 90 % aller beruflichen Mails. Kopieren Sie sich die Vorlagen oben, die zu Ihrem Alltag passen, und Sie sparen ab heute jeden Tag Minuten. Und wenn Sie das Sortieren ganz abgeben wollen, übernimmt Die 50 Prompts genau das.